Je wilt meer grip op je tijd, maar toch voelt het alsof je planning nooit helemaal werkt. Dat kan komen door een aantal veelgemaakte fouten. In deze blog ontdek je de 5 meest voorkomende planningsfouten en krijg je tips om ze op te lossen.
1. Te veel op één dag willen doen
Een van de grootste valkuilen is teveel hooi op je vork nemen. Je hebt een lange to-do lijst en je probeert alles binnen je beschikbare tijd af te vinken. Het resultaat? Aan het einde van de dag voel je je gefrustreerd omdat je hoogstens de helft van je taken hebt kunnen aanpakken en slechts een kwart hebt kunnen afronden. De oplossing? Eentje maar? We hebben er drie voor je:
- Stel een top 3 samen van de belangrijkste taken van je dag. Begin met deze taken aan het begin van je dag. Het afronden van je belangrijkste taken, geeft je een enorme impuls om ook andere taken te gaan doen.
- Werk met tijdsblokken. In dit tijdsblok werk je alleen aan deze ene specifieke taak. Alle andere taken gaan even op pauze. Je mail wordt niet beantwoordt en mocht het in jouw functie mogelijk zijn ben je ook even niet bereikbaar. Dit tijdsblok is puur en alleen om deze taak met een goed gevolg af te ronden.
- Plan tijd in voor zaken die je van te voren niet kunt voorzien. Soms loopt een taak uit, moet er een kind van de opvang gehaald worden, komt er iets anders belangrijks voorbij dat zo urgent en belangrijk is dat alle andere taken naar de achtergrond moeten verdwijnen. Houd dus ruimtes in je planning leeg. Wees niet bang dat je dan even niets te doen hebt als er geen calamiteiten langs komen: die tijd vult zich toch wel. Of gebruik de tijd om even rustig een kop koffie te drinken.
2. Geen tijd voor jezelf inplannen
Veel mensen plannen alleen werk en verplichtingen in, maar vergeten tijd voor zichzelf. Dit heeft stress en overbelasting tot gevolg. En dat wil je niet, want voor je het weet heb je je partner uitgemaakt voor alles wat mooi en lelijk is en heb je je kinderen achter het behang geplakt (en nu echt) (en misschien wel achter meerdere lagen behang...) Om gedoe te voorkomen is het belangrijk om bewust rustmomenten in je agenda te plannen om overbelasting te voorkomen. Maak hierbij bijvoorbeeld gebruik van de 50/10 regel: werk 50 minuten en neem dan 10 minuten pauze. Of maak gebruik van de pomodori techniek. Vergeet ook niet om in je agenda tijd in te plannen voor je hobby's en zelfzorg. Zo speelt Lyneke graag saxofoon om te ontspannen en breit ze sokken voor iedereen die maar wil en gaat Angela graag naar concerten om te ontspannen en is een warm bad ook altijd een goed idee even tijd te nemen voor zichzelf.
3. Geen onderscheid maken tussen urgent en belangrijk
Niet alles wat dringend lijkt, is ook echt belangrijk. Taken zoals e-mails beantwoorden voelen urgent, maar dragen vaak niet bij aan je grotere doelen. Sterker nog: e-mails beantwoorden voelt vaak als enorm veel werk verzetten, en ja: we zijn het met je eens, je kunt dan inderdaad veel werk verzetten, maar vraag je dan wel af: wie zijn planning ben je nu eigenlijk aan het volgen? Aan wie zijn doelen ben je nu eigenlijk aan het bereiken? Het is daarom goed om goed onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken en de niet urgente en niet belangrijke taken links te laten liggen. De Eisenhouwer matrix kan je hier goed bij helpen. Deel daarom je taken in op de volgende manier:
Belangrijke en dringende taken: direct aanpakken.
Belangrijk en niet dringende taken: inplannen.
Niet belangrijk en dringend: delegeren.
Niet belangrijk en niet dringend: schrappen
En ja, wij zijn ook gewoon mensen en wij betrappen ons zelf ook vaak op het doen van taken uit de laatste categorie: dit zijn namelijk de taken die je zo lekker kunt afvinken en die je zo'n lekker productief gevoel geven. Echter dragen ze niet bij aan het bereiken van je eigen doelen, dus NIET DOEN! (want als ze wel belangrijk waren voor het bereiken van jouw doelen, hadden deze taken wel in de categorie 'belangrijk en niet dringend' gestaan en had je ze in je planner gezet)
4. De planning als wet behandelen in plaats van als leidraad
Een planning moet flexibel zijn. Het is een hulpmiddel, geen strikte regel. Bouw ruimte in voor spontane momenten en onverwachte gebeurtenissen. Je bent geen slaaf van je planning, de planning is er om jou te helpen je doelen te bereiken. Door het bereiken van je doelen bouw je zelfvertrouwen op en zul je op den duur meer bereiken dan je ooit voor mogelijk had gehouden. Spontane gebeurtenissen geven je plezier en positieve emoties die er op hun beurt weer voor zorgen dat je je gelukkiger gaat voelen.
5. Geen reflectiemomenten inbouwen
Als je nooit terugkijkt op je planning, blijf je dezelfde fouten maken. Plan wekelijks een evaluatiemoment om te zien wat goed ging en wat beter kan. Welke dingen zijn er niet gelukt en hoe kwam dat? Hoe kun je dit in de toekomst voorkomen? Maar ook: wat is er wel gelukt en hoe kwam dit? Wat was jouw bijdrage hier in? Wil je meer weten over waarom terugblikken op je planning zo belangrijk is? Lees dan dit blog: waarom terugblikken zo belangrijk is.
Conclusie
Plannen is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Door deze fouten te vermijden, maak je het jezelf makkelijker. Wil jij leren hoe je effectief en doelgericht plant? Bekijk dan onze training Eerste Hulp Bij Plannen
