10 Efficiënte werkplek tips voor werkende moeders: werk slimmer, niet harder!
Als werkende moeder weet je als geen ander hoe lastig het kan zijn om werk en gezin te combineren. Soms lijkt het wel alsof je twee fulltime banen hebt! Maar het goede nieuws is: er zijn manieren om je werkplek en je tijd efficiënter in te richten, zodat je zowel productiever kunt zijn op je werk als meer tijd kunt doorbrengen met je gezin. Hier zijn 10 praktische werkplek tips die je helpen om jouw werkdag slimmer in te richten.
1. Begin je dag met een opgeruimde werkplek
Een rommelige werkplek kan je afleiden en het kan je stressniveau verhogen. Zorg ervoor dat je elke ochtend even de tijd neemt om je bureau op te ruimen. Dit helpt niet alleen je focus, maar het creëert ook een gevoel van controle over je werkomgeving. Een opgeruimd bureau is vaak het eerste stapje naar een georganiseerde dag! Als je slim bent, maak je van het opruimen van je bureau een gewoonte voordat je weer naar huis vertrekt. Het zorgt er niet alleen voor dat je fris start aan het begin van de werkdag, maar je geeft ook een seintje aan je hersenen aan het einde van je dag dat de werkdag voorbij is. Hierdoor kom je met een meer opgeruimd gevoel thuis.
2. Gebruik de Pomodoro techniek
De Pomodoro-techniek is een beproefde methode om productief te werken. Het komt erop neer dat je 25 minuten geconcentreerd werkt, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na vier "Pomodoro’s" neem je een langere pauze van 15-30 minuten. Dit helpt je om gefocust te blijven en voorkomt dat je overwerkt raakt. De tijdsdruk die je voor jezelf creëert door in blokken van 25 minuten te werken, kunnen er ook voor zorgen dat je meer werk verzet dan je van te voren had bedacht. Besteed de 25 minuten die een Pomodoro duurt aan een en dezelfde taak. Als je gewend bent om normaal gesproken heel veel verschillende dingen tegelijk te doen, kan het in het begin nogal onwennig zijn om je 25 minuten op een taak te focussen. Goed nieuws: je kunt je dit jezelf aanleren. Start eerst met 10 minuten focussen op een taak en bouw de tijd steeds verder op. Vergeet niet om ook daadwerkelijk de minipauzes tussendoor te pauzeren: kijk even naar buiten, sta op van je bureau, ga een kopje koffie halen. Met andere woorden: haal je ogen even van je scherm af als je je taak achter de computer hebt doorgebracht.
3. Zet je telefoon op ‘Niet Storen’
We weten allemaal hoe verleidend het is om je telefoon te checken, vooral als je even tijd hebt om een taak af te maken. Zet je telefoon op ‘Niet Storen’ om je concentratie te behouden. Dit voorkomt dat je wordt afgeleid door meldingen, appjes of social media. Nog beter is het zelfs om je telefoon buiten het zicht te leggen, zodat je ook niet wordt afgeleid van een flikkerend scherm. Verschillende onderzoeken wijzen uit dat je concentratie (én je intelligentie) daalt op het moment dat je telefoon in het zicht ligt, zelfs als je de telefoon met het scherm naar beneden neerlegt. Als je je telefoon in een andere ruimte neerlegt, kun je je beter concentreren op de taak die je wil afmaken. Wist je trouwens dat je bij sommige telefoons je telefoon zo kunt instellen dat als je je telefoon op 'niet storen' hebt staan, je wel door bepaalde telefoonnummers gebeld kunt worden? Je kunt dus instellen dat telefoontjes van het kinderdagverblijf altijd door komen als je je telefoon op 'niet storen' hebt staan. Wel zo'n fijn idee als je kind ziek blijkt te zijn en opgehaald moet worden.
4. Plan je dag met een planner
Het klinkt simpel, maar een planner kan wonderen doen voor je productiviteit. Zet je taken op volgorde van belangrijkheid en probeer ze af te vinken naarmate de dag vordert. Dit helpt je niet alleen om georganiseerd te blijven, maar het geeft je ook een gevoel van voldoening zodra je taken hebt afgerond! Maak met jezelf de afspraak dat je de belangrijkste taken eerst uitvoert, voordat je je inbox opent. Als je eenmaal in je inbox zit, zul je zien dat je druk bezig bent met je e-mails beantwoorden en taken te doen die via de e-mail op je afgevuurd worden, in plaats van de taken te doen die je je had voorgenomen te doen. Als er echt nood aan de man is, zullen mensen wel bellen: via de e-mail een calamiteit willen afhandelen gebeurt bijna nooit. Het nadeel van je e-mail afhandelen is ook dat je vaak direct al antwoord krijgt op je e-mail en ga maar na: wat is het gevolg van nog meer e-mail? Nog meer taken op je lijstje die gedaan moeten worden. Op de een of andere manier vinden we taken van een ander altijd belangrijker dan onze eigen taken. Start daarom de dag met de taken die je zelf wil doen en beëindig je dag met het maken van een planning voor je volgende dag.
5. Houd je planner weg van je werkplek
Concentreer je vervolgens op die ene taak die je je voorgenomen hebt om aan te werken. Je werkplek moet een plek zijn waar je je focus kunt behouden. Houd daarom je planner buiten je directe werkplek. Dit voorkomt dat je constant wordt afgeleid door afspraken voor de kinderen of andere privézaken. Als je verstandig bent, zorg je als je aan het werk gaat voor een lege werkplek met hierop alleen de spullen die je nodig hebt voor de taak. Hoe meer spullen om je heen, hoe groter de afleiding is. Probeer daarom een andere ruimte of opbergruimte voor je planner te vinden, zodat je niet telkens afgeleid wordt. Als je je taak dan hebt afgerond, kun je dan naar je planner om te kijken wat je volgende taak is om aan te werken.
Wist je trouwens dat je hersenen altijd op zoek zijn naar iets nieuws? Dus als je je planner naast je neerlegt en je ogen dwalen af naar de taken die op je planner staan, dan zullen je hersenen altijd proberen om je van je huidige taak af te gaan en aan een andere taak te starten.
6. Creëer een rustige werkruimte
Als je kinderen thuis zijn of andere gezinsleden in de buurt zijn, kan het moeilijk zijn om een rustige werkplek te vinden. Probeer, indien mogelijk, een aparte ruimte voor werk te creëren, zelfs als het maar een klein hoekje is. Zorg ervoor dat je werkruimte vrij is van te veel prikkels – een minimalistisch bureau kan je al een hoop rust geven. Als je kinderen zo groot zijn dat ze echt wel even zonder je kunnen, dan zou je ook een noice cancelling koptelefoon kunnen overwegen. Hiermee creëer je je eigen bubbel waarin het heerlijk werken is. Speel muziek af die je kent, in het beste geval zonder gezongen teksten. Als je naar gezongen muziek luistert, zal een deel van je hersenen willen proberen de tekst te begrijpen of mee te zingen. Met andere woorden: je levert een deel van je denkkracht in en dat is jammer, want die denkkracht kun je juist zo goed gebruiken om aan je taak te werken. Als je het toch fijn vindt om je hersenen dubbel aan het werk te zetten, is het luisteren naar Binaural Beats: bij beide oren komen er verschillende frequenties binnen en je hersenen maken hier een geheel van. Veel mensen zweren erbij: werken met Binaural Beats (de schrijfster van dit blog is hier ook erg enthousiast over) Een koptelefoon is overigens ook een heel duidelijk signaal naar de mensen om je heen: 'ik ben even bezig, liever niet storen.'
7. Werk wanneer de kinderen slapen of rustig spelen
Tijd is vaak schaars, dus het kan handig zijn om je werk in te plannen wanneer je kinderen een dutje doen of zelf aan het spelen zijn. Gebruik deze rustige momenten om je belangrijkste taken af te ronden. Dit zorgt ervoor dat je minder tijd hoeft te besteden aan werk wanneer ze wakker zijn en meer tijd hebt voor quality time! Denk dus goed na wanneer je je denk werk wil doen en wanneer je je werk doet waar je wat minder denkkracht voor nodig hebt. Niets is vervelender en stressvoller dan een taak doen waar je je even goed bij na moet denken en je je kind huilend aan je been hebt hangen. Veel dingen kun je timen. En andersom: je kunt niet alles timen. Soms is een kind gewoon ziek en heeft het aandacht nodig. Als jij vast blijft houden aan de taak die je volgens jou NU ECHT MOET DOEN, dan zorg je alleen maar voor onrust. Onrust in jezelf en onrust bij je kind, want die voelt echt wel aan dat jij niet de meest relaxte moeder ter wereld bent. Je komt dan in een negatieve vicieuze cirkel terecht waar je niet wil zijn. Het is dan verstandiger om een keuze te maken: wat is er nu op dit moment nodig?
8. Gebruik digitale tools voor tijdbeheer
Er zijn talloze apps en tools die je kunnen helpen om je tijd beter te beheren. Denk bijvoorbeeld aan Google Calendar, Trello, of Todoist. Deze tools helpen je niet alleen om je taken te organiseren, maar je kunt ook makkelijk je deadlines bijhouden en belangrijke afspraken inplannen. Ze zijn perfect voor werkende moeders die constant moeten schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden. Ook helpt het je om je te concentreren op een taak als je ergens een timer hebt ingesteld voor het moment dat je weg moet. Je hoeft dan tijdens het werken aan je taak niet steeds te kijken hoeveel tijd je nog hebt en of je al weg moet. Laat de techniek dus voor je werken, dan kun jij je werk doen.
9. Neem regelmatig pauzes
Pauzes zijn essentieel om je productief en energiek te voelen. Het kan verleidelijk zijn om door te werken, vooral als je het gevoel hebt dat je altijd iets moet doen. Maar het nemen van korte pauzes is cruciaal voor je concentratie en welzijn. Sta op, rek je uit, loop even rond of maak een kopje thee. Dit helpt je niet alleen om je werk beter te doen, maar ook om een beetje te ontspannen. Als je veel werk hebt te verzetten, voelt het vaak heel contraproductief als je veel pauzes neemt. Hersenen hebben echter ook gewoon even pauze nodig. Je zult niet zo snel rook uit je hersenpan zien opstijgen zoals rook onder de motorkap vandaan bij een oververhitte motor, maar hersenen hebben ook een vorm van oververhit raken. Neem je pauzes, geef je hersenen de tijd om even te herstellen. Als je in je pauze er voor zorgt dat je je energie aanvult door het eten van fruit of noten, vul je de energie voorraad van je hersenen ook aan. Hierdoor heb je dubbelgoed werk verzet voor je hersenen in de pauze!
10. Zet tijd in voor je gezin
Je werk is belangrijk, maar je gezin is dat ook! Zorg ervoor dat je tijd inplant voor je kinderen en partner, zodat je werk niet je hele dag vult. Dit kan iets simpels zijn als een lunchpauze samen of een korte activiteit in de middag. Zo zorg je voor een gezonde balans en blijf je verbonden met je gezin, wat je energie en motivatie kan geven om weer met een frisse blik aan het werk te gaan.
Conclusie: Werk slimmer, niet harder!
Het combineren van werk en gezin hoeft geen strijd te zijn. Met de juiste werkplek-tips kun je zowel productiever zijn op je werk als genieten van waardevolle momenten met je gezin. Het draait om het vinden van de juiste balans, en kleine aanpassingen kunnen een groot verschil maken in hoe je je werkdag ervaart.
Ben jij klaar om je werkplek en je huis en je tijd efficiënter in te richten? Dan kunnen wij je helpen: Voor een opgeruimd huis in korte tijd hebben we voor jou de volgende gratis stap: ultrasnelle manier van opruimen. Kun je wel wat inzichten gebruiken op het gebied van planning? Kijk dan vooral hier.
